Bij het organiseren van een paardenevenement zijn er veel dingen waar je aan moet denken. Zoals een geschikte locatie, de vergunningen, parkeergelegenheid en muziek. Ook administratief moet er een boel geregeld worden. Zoals het verwerken van de inschrijvingen en startlijsten bijvoorbeeld. Organiseer je een meerdaags paardenevenement? Dan moet je ook rekening houden met het huren van mobiele paardenstallen en wasplaatsen. Natuurlijk mogen ook de catering, een tent en mobiele toiletten voor de bezoekers niet ontbreken. Maar wat moet je nu allemaal regelen voor de organisatie van een hippisch evenement?
Reglementair
- Vergunning en regelgeving: allereerst is het belangrijk om een vergunning aan te vragen voor het evenement dat je wilt organiseren. Dat kan bij de gemeente én bij de officiële instanties. Zoals de KNHS in Nederland en op de officiële website van Paardensport Vlaanderen. Hier vind je tevens meer informatie over vergunningen.
Administratief
- Marketing evenement: meld het evenement aan bij gerelateerde paarden websites. Daardoor trekt het evenement voldoende bezoekers en natuurlijk ook deelnemers. Maak het evenement bekend op gerelateerde websites. Zo bereik je de juiste doelgroep. Zoals springruiters, dressuurruiters, westernruiters of marathonrijders.
- Officials inhuren: naast de inrichting van het terrein kan een paardenevenement ook niet zonder officials. Denk daarbij aan spring- en eventing jury’s, dressuur jury's en ringmeesters. Deze officials kun je inhuren via de website van Paardensport Vlaanderen. Daar vind je ook meer info over officials voor paardenevenementen.
Aankleding van het terrein
- Muziek: muziek is essentieel bij het organiseren van een paardenevenement. Denk hierbij aan een achtergrondmuziek voor de prijsuitreiking, muziek om evenementen te begeleiden en nummers die gebruikt kunnen worden tijdens de wedstrijden. Kies muziek die past bij het evenement, om bezoekers en ruiters een fijn gevoel te geven tijdens het evenement.
- Communicatie: voor de communicatie is portofoons huren het advies. Omdat de terreinen vaak groot zijn kan de organisatie met portofoons met elkaar in contact kan blijven over het evenement of bijvoorbeeld calamiteiten. Via telefoons is het niet mogelijk iedereen tegelijk aan te spreken en er is een risico dat er onvoldoende dekking is.
- Tent en catering: ook een tent met daarin de benodigde catering is belangrijk. Hier kunnen bezoekers terecht voor het drinken van een kop koffie en versnaperingen. De tent is ook een centrale plaats voor prijsuitreikingen, mededelingen en optredens.
- Dressuurringen en springmateriaal: afhankelijk van het paardenevenement dat je organiseert, moet je ook denken aan het huren van dressuurringen en springmateriaal. De dressuurring afmetingen kunnen per klasse verschillen. Voor B tot en met M2 niveau heb je een kleinere paardenpiste / ring nodig dan voor de Z dressuurproeven.
Sanitair en paardenvoorzieningen
- Sanitair: ook sanitair is belangrijk als je een evenement organiseert. Afhankelijk van de omvang van het evenement, kun je portable toiletten of sanitairgebouwen huren.
- Mobiele stallen en wasplaatsen: organiseer je een meerdaags evenement of heb je te maken met internationale deelnemers? Draag dan zorg voor mobiele stallen, wasplaatsen en zadelkasten. Ook de bodembedekking hoort daarbij. Zoals stro.